Bien que la sauvegarde informatique pour une entreprise ne soit pas à proprement parler définie par la loi, l’archivage des données est elle une obligation légale. Or, pour tout archivage, il faut une opération de sauvegarde au préalable…Si pour une raison quelconque, des données de votre entreprise se perdent et que vous n’aviez pas procédé à une sauvegarde informatique d’entreprise, vous pouvez faire l’objet de poursuites pénales et votre entreprise subira des dommages préjudiciables…Il est donc indispensable pour un chef d’entreprise de sauvegarder ses données informatiques d’une manière ou d’une autre (disque dur, serveur externe, CD ou DVD etc) afin de se prémunir de ce type de risque.
Point sur la durée légale de la conservation des documents
Certaines données de votre entreprise doivent absolument être conservées. SI elles sont conservées de façon numérique, il convient de mettre en place une sauvegarde informatique pour entreprise. La durée de conservation varie en fonction de la nature de ces documents.
Une durée de 3 à 5 ans est requise pour :
- Les documents concernant les douanes.
- Certains documents concernant le personnel : bulletins de paye, cartes de pointage, doubles des certificats de travail, soldes de tout compte, récapitulatif de charges sociales, etc.
Une durée de 10 ans est requise pour :
- Les documents commerciaux : contrats commerciaux, commandes clients, commandes fournisseurs, dossiers clients, correspondance commerciale etc.
- Les documents comptables : livre comptable, bilans, comptes de résultats, comptes et journaux auxiliaires, inventaire, grand livre comptable etc.
- Les pièces comptables : contrats d’acquisition et de cession, factures clients et fournisseurs, bons de commande, justificatif de TVA etc.
- Les documents bancaires : ordres de virement, relevés trimestriels, avis de débit et de crédit etc.
Une durée de 30 ans est requise pour :
- Les documents sociaux : registre des titres nominatifs, comptes sociaux, comptes d’exploitation, Procès verbaux des délibérations du Conseil d’administration, rapports des commissaires aux comptes etc.
- Les fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement.
Une durée illimitée est requise pour les dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant cours à une réparation.
Pour conserver toutes ces données, la mise en place d’une sauvegarde informatique pour entreprise est une solution pratique et sécurisée.
La responsabilité du dirigeant d’entreprise
Au vue de ces durées plus ou moins grandes, il est primordial de choisir votre solution de sauvegarde informatique d’entreprise en fonction de sa capacité de stockage et de sa durée de vie, de façon à assurer la sauvegarde de vos données dans leur intégralité.
En cas de perte de ces données, la responsabilité de l’entreprise et donc de son gérant peut-être engagée, pour faute ou non-respect des obligations légales décrites ci-dessus. La sauvegarde informatique en entreprise est donc une question sérieuse qui mérite toute votre vigilance.
Mais attention ! Le chef d’entreprise ne peut pas tout sauvegarder sans en informer ses salariés, comme la CNIL le prévoit dans un document sur la cybersurveillance sur le lieu de travail. Ainsi, le gérant doit informer ses salariés sur :
- Les zones sauvegardées ;
- La durée de conservation des sauvegardes ;
- Les personnes ayant accès aux sauvegardes.
N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’un spécialiste de ce domaine afin de vous assurer que vous êtes en règle avec vos obligations légales.
Sanctions en cas de non-respect des lois d’archivages
En tant que chef d’entreprise, vous êtes responsable de l’archivage – et donc de la sauvegarde informatique pour entreprise des données à conserver. Voici une liste non exhaustive des sanctions auxquelles vous vous exposez en cas de non-respect de vos obligations légales :
- Pour les données concernant la fiscalité : vous risquez une majoration allant de 10 à 40% selon l’article 1728 du code général des impôts.
- Dans le cas d’un contrôle fiscal, le non accès aux documents par les agents des impôts est sanctionné par une amende de 25 000 euros doublée de 6 mois de prison en cas de récidive.
- La sauvegarde des données personnelles est soumise à une obligation de sécurité qui doit être garantie par le chef d’entreprise. Si cette obligation n’est pas respectée, l’amende peut atteindre 300 000 euros et être accompagnée de 5 ans de prison.
- Une amende de 150 euros est prévue si le chef d’entreprise ne peut produire les documents dans le respect des délais impartis.
En matière de conservation de documents, la sauvegarde informatique pour entreprise est donc primordiale pour le bon fonctionnement de votre structure : son non-respect vous expose en effet à des sanctions plus ou moins lourdes qui peuvent engager la survie de votre activité.
Conservation des données : le plan de sauvegarde informatique en entreprise
Pour prévenir tous ces risques liés à vos obligations légales en tant que dirigeant, il convient de mettre en place un plan de sauvegarde des données. Pour ce faire il faut d’abord bien identifier les données que vous devez archiver et protéger, faire le point sur les obligations légales de conservation de ces données, décider de la fréquence des sauvegardes etc.
Ensuite, vous établissez un plan de sauvegarde informatique d’entreprise et il conviendra de :
- L’actualiser régulièrement.
- Contrôler fréquemment l’exploitation des données sauvegardées.
- Définir un plan de continuité pour la sauvegarde.
Ce plan de sauvegarde vous permettra de vous tenir à jour vis à vis de vos obligations légales concernant l’archivage et de la sauvegarde informatique en entreprise des données, vous garantissant une tranquillité d’esprit précieuse et pérenne.
